零成本搭建企业高效远程办公体系 (上）

此次疫情让远程办公成为一时的热点，引发了企业未来运营管理的深思，如何实现高效远程办公就成为了非常有价值的课题。本文是对 TVP 张善友老师的直播演讲整理，将分享远程办公的三个关键点：信任、生产力工具和安全问题，并展示基于腾讯产品搭建中小企业数字化之旅。

因疫情阻挡，2 月 3 号开工当天，全国企业基本上都采用了延长休假或者远程办公的手段来完成工作。

微博、微信公众号、知乎，等各个渠道都涌现了一大波关于远程办公的感受和吐槽，我这里也截取了一些相关的图片，很形象得反映了当下的这一境况：

不管是员工还是企业老板，大家在没有做好准备的情况下，被硬推上远程办公后产生了各种“水土不服”。

其实远程办公早已不是一个新鲜的事物了，全世界有非常多的企业都在远程办公，特别是很多跨国企业。它们在全球各个地方都有分支机构，一个团队的成员可能会横跨多个地区，所以要进行远程的协作。

远程办公分为两个部分，远程和办公。它主要是指的通过互联网技术，实现非本地的办公。

很多跨国企业，例如在美国、中国、印度不同地区的团队要进行协作，就需要通过互联网工具实现远程办公。 现在有很多刚在硅谷成立的小公司，从一开始就产生了这种远程办公的文化。

这次的疫情让远程办公成为一个火热的方向，引发了社会对未来新型工作方式的思考，或许以后很多工作都要以远程办公这样的方式来完成了，接下来就让我们一起来揭开远程办公的神秘面纱。

一、远程办公的基石——信任

信任是我们是做任何事情的基础，只有互相信任，才能够很好地合作。

如果相互之间缺乏信任，肯定会出现前文提到的“众生相”的情况。例如老板强制要求员工打卡，担心员工偷懒不做事，而员工又认为公司要求苛刻，不近人情。在这样的情况下，就很难执行远程办公了。

远程协作过程中存在多种角色，不管是员工和管理者，还是团队内部和团队之间，都要建立良好的互信，只有这样才能更好完成工作所需。

在传统的本地的办公室、员工之间低头不见抬头见。而在远程。相互之前可能相隔几千里，甚至面没见过面，如何建立信任关系呢？

要建立起远程同事之间的信任关系，就要提高整个工作的透明度。

对员工来说，他要明白老板做事的目的，对于老板来说，也要对员工的工作内容有深入了解。同样地，对于内部的同事以及团队和跨团队之间的合作，这些信息都要能够了解。

这里面最重要的就是要提高工作的透明度。

以我们公司使用的腾讯 TAPD 为例，常被用来做研发类的项目，但它的功能不仅仅于此。

不管是沟通方面的工作，还是研发的，亦或是其他事务，都可以用到 TAPD。每个任务的各项细化，进展都可以在上面清晰的展示出来，保证了工作的透明度。

围绕着办公室里的角色，员工需要处理以下三种关系：

员工与老板之间的关系、团队内部人员之间的关系，以及团队与团队之间的关系。

那么如何在这三个方向之间建立良好的互信呢？

首先，员工和老板之间的关系是最重要的，也是和与我们每个人关系最密切的。

作为员工要和老板沟通自己的工作目标和老板的期望值。我的业务目标是什么？业务的优先级是什么？老板对你的期望值又是什么？业务进展情况怎么样？业绩完成怎么样？ 过去的一周到两周，为完成目标做了哪些努力？…

整个过程中要有一个详细的工作计划。这些工作计划里面要标注一些重点内容。

比如：具体要做哪些事情、它们大概要占多少时间？以及在完成这些工作过程中需要哪些帮助等。

通过这样透明化的方式，能够增进互相之间的理解，建立起信任关系。

对于团队成员之间，要确保内部工作的时候，团队成员能够互相找到对方，也能够了解双方的工作计划和习惯。

比如常见的即时通讯工具，如企业微信、钉钉等，可以设定状态为在线或离线。如果有急事需要离开工作状态，可以向团队说明原因，然后将状态设置为离线，等做完事情回来以后， 再设为在线状态。

这样员工的工作状态，就能很好的被团队其他成员所了解。

当然员工还可以通过一些平台，如 TAPD、Outlook 等，将一些保密性不是特别强的事项共享给团队的其他成员。其他成员能够查看你的工作安排、任务目标等信息，增强了彼此之间的协作和了解。

二、远程办公的关键——生产力

远程办公的关键是：需要用互联网的技术来解决远程办公存在的生产力问题。

生产力主要包括两种，个人的生产力以及团队的生产力。在远程办公的环境下，容易受到很多因素的影响。

作为个人，不能因为在家里办公或者异地办公，就可以随心所欲的处理办公时间。

应该要保持和公司上班一样的作息时间，特别是在家里， 可能缺少独立的办公空间，或者容易被家里其他成员打扰。

团队生产力需要解决的是团队协作的问题。团队成员之间要互相协作，协作过程中的日常沟通、会议讨论、文档协作、团队士气都是非常重要的。

如下图所示，我列出了一些工具，能够很好的帮我们解决这些问题。其中我用的比较多的是 Teams、企业微信、腾讯会议、Office365、腾讯文档和乐享、TAPD 等这些工具。

在整个远程办公过程中，要提高个人的生产力，就要能够处理好上文提到的几个方面。包括家里人的支持理解，作息时间的规律等。

最好能够有单独的工作空间，如果没有话，在一个安静独立的地方办公也是可以的。

另外还可以积极使用一些非常实用的 IT 工具。以我自身为例，我习惯使用企业微信、TAPD、腾讯文档、腾讯乐享这些工具来辅助提升公司整体的个人生产力。

除了提升个人生产力，当我们需要和其他的同事进行协作完成任务的时候，在协调过程中，可能会涉及到不同部门的同事，同事之间相隔在不同的地区。

这种情况下，如何来做远程的问题的讨论和协作呢？

假设一个场景，老板发来一个任务：今年由于疫情原因无法按时复工，需要实行远程办公。让你组织公司所有的人参与远程办公？

对于这样的一件事情，就需要和 HR、行政、IT 的同事们来组织一个虚拟的团队，来制定远程办公的计划。

那么首先要把相关的的人拉到一起，建立一个虚拟团队，常见的处理方法就是用企业微信创建社群。

把这些相关的人拉到企业微信群以后，就可以通过会议来进行讨论。企业微信里的会议功能、腾讯会议都能够快捷实现，同样还可以用视频会议的方式来进行讨论，非常方便。

所有讨论的过程和内容，最后都要做会议的记录，包括文档后续的一些讨论，还有包括协同的一些编辑都要保持在同一个空间里面，这非常重要。

比如说可以用腾讯会议来做一场会议，用 TAPD 来建立这样的虚拟项目内容。用以共享还可以把会议记录记在腾讯文档里，分享到企业微信群里，让大家一起协同编辑。

后面持续的一些讨论，可以继续在 TAPD、腾讯文档、腾讯会议以及企业微信里面去更新和共享。

协同编辑非常重要，相关的人可以同步的完成对应的工作。比如 TAPD，大家完成自己的任务去更新，这样就能够一目了然的看到整个项目团队的运作情况，非常透明。

不管是会议的重要内容，还是最后讨论的结果，都要能够在同一个空间，比如企业的微信群里，投入并被大家所使用。

创建虚拟的团队，可以用企业微信、钉钉，或者微软的 Teams 等，这类工具都可以快速的创建一个虚拟的团队，把所有成员都拉进来。

在这个过程中，要能够高效的进行线上的合作，让员工保持愉悦的办公心情，这样团队士气才能够凝聚起来，士气才能够高涨。

如果整体沟通的效率非常低，可想而知，团队的士气是非常低落的。

本文转载自 云加社区公众号。

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