最近和几个大佬朋友聊天,大家不约而同的在吐槽公司开会效率低下的问题。
一提到开会,想必大家都会浮现各种场景,甚至有人可能要开始骂娘了吧?不断延长的会议时间,沉默的参会成员,语无伦次的会议组织者,不断跑偏的主题,一不小心一天就全在开会了。
what? 不仅一天全开会了,还没有任何有用的结论?
作为一个开会无数的互联网老鸟,针对高效开会,我有以下六点建议:
1.能不开会就不要开会
很多会其实根本没有开的必要,不少人平时不沟通,沟通全靠会议!
一旦开会出现几个人相互扯皮,你一句我一句的情况,基本可以断定这几个人平时就不怎么沟通,或者沟通有问题。
更为可怕的是,有些管理者,不开会就不知道自己要做什么! 曾经我招过一个产品 leader,热衷于组织各种会议,基本可以在会议室呆着不用出来的那种,但关键事情的推进都没落地。
具体注意点如下:
会议组织者还没完全想清楚之前,坚决不要开会
能定点沟通清楚的问题,坚决不要开会
能召集 3,4 个人花 5 分钟说清楚的事情,坚决不要开会
2.开小会,越小越好
会议人数尽量控制在 7 个人以内,人越多会议效率越低。有时候喊很多人开会,无非是出于显示你的权威或者逃避责任,潜台词是:反正大家都参加会议了,出了问题一起扛。
不知道大家注意过一个现象没有,不少微信群人少的时候,大家都很活跃,如果进来一些不说话的「潜水者」,大家也就慢慢都不说话了。
开会也是一个道理!如果有不太相关的人进来,他肯定会不怎么参与讨论,而其他人的思维活跃度都会受影响。
那么有人会问:如果会议就是需要很多人参与怎么办?可以将一个大的会议拆解成几个议题,分议题开小会。然后再把小会的决策者喊一起开会。
乔布斯就特别重视控制会议人数, 在「疯狂的简洁」一书中记载了乔布斯一个小故事:「在一次和广告公司的例行会议上,乔布斯突然发现了一位名叫 Lorrie 的陌生的参会者,乔布斯指着 Lorrie 问到:“请问您是哪位?”,Lorrie 解释自己需要听这个会议,但最后乔布斯还是礼貌的请 Lorrie 小姐离开了: “我不觉得你有必要参加这个会议,Lorrie 小姐,谢谢。” 」
我猜,Lorrie 小姐估计也是暗爽的吧,毕竟她估计也是莫名其妙被拉到这个会议。
3.开会前做好充分准备
会议组织者需要把会议主题、会议背景、提前同步给所有参会人员,甚至需要提前进行答疑及相关沟通工作。
比如产品的技术评审会,不少产品经理可能没有提前发出原型做沟通。结果在会议上大家需要先理解原型,而不是上来直奔主题。
充分的准备工作,会让会议更加高效,大家坐下来开会的时候已经清楚所有信息,开门见山展开思辨,而不是一屋子人毫无准备甚至满头雾水。
4.能站着开,就别坐着开
比尔盖茨说过一句话,“当你能站着开会,就不要坐下来”。
会议室的椅子也不能用太舒服的那种,为什么?当人们坐在一个舒适且舒服的椅子上,大脑更多的时候是在放空状态,注意力无法被集中。
坐在那里舒舒服服的探讨,效率远低于站着快速解决。当站着开会,不再有人坐在办公椅上犯困想打瞌睡,不再有人玩手机看电脑。时间大大的减少,不再沉默寡言,而是速战速决。
每日的项目进度之类,特别适合 10-20 分钟的站会形式。站着开会,大家都不想浪费时间,自然就更能保证高节奏,高效率。
5.盯紧走神的人
开会的过程中,一般会不断有人走神。这点很考验会议组织者,如果发现有人走神,需要盯着他,看他眼睛。如果还不行,就需要提醒下拉回他的注意力。
开会应该是个激烈思辨的过程,走神是要被杜绝的。如果团队中发现开会经常走神的人,那要小心了。他要么是对业务不太了解,说不上话,要么是心灰意冷已经不想说话。 「要引起重视了」
6.会后,有结论、有责任
开会过程要对关键结论做会议纪要,在会议结束后,尽早发出会议记录。会议记录可能会有遗漏和错误的地方,尽早将会议记录发给所有相关人,可以让其它参会者检查,提出问题或作出补充。
会议结束后,将任务指派给每一位责任人。这也往往是会议组织者的工作,不仅仅做出决定,更要负责落实决定的执行。 如果这一步做不到位,那基本可以说这个会白开了。
最后总结几句:
开会是个大学问,千万不要小看提升的那点效率。10 个人开会,浪费 2 小时,就相当于浪费了一个人一天的生命和一个人的工资。
工作的目标是为了创造价值,而不是摧毁价值。低效会议无疑是摧毁价值的重要帮凶!!!
浪费时间等于谋财害命,高效开会是每个会议组织者必须学会的技能。
大家一起加油~
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