报名参加CloudWeGo黑客松,奖金直推双丰收! 了解详情
写点什么

如何提升「会议效率」

  • 2020-03-18
  • 本文字数:2726 字

    阅读完需:约 9 分钟

如何提升「会议效率」

在阅读本文前,请读者统计一下,你近期参与及主持会议的时长,并计算出会议在你工作总时长中的比重。


会议本身并不产生价值,而执行会后达成的结论并成功拿到结果,则会创造价值。本文的目的不是帮读者消灭会议,而是希望通过探究会议的目的及合理的组织形式,试图把你从冗长低效的会议中解放出来,让会议的价值最大化。

一、为什么要开会?

1)知识型社会的发展进步

信息技术的革命,带来社会形态的变革,使我们从基于资本、土地和劳动力的社会,转向以知识作为主要资源、以组织作为基本结构的社会。

2)组织内外部环境复杂性的迅速增加

随着社会的不断发展,社会分工越来越细,知识领域越来越多。组织内的发展亦是如此,没有人能掌握所有细节,没有人能独立完成一项具有较高复杂性的工作。



于是,需要将掌握不同技能的知识工作者召集到一起,共同协商解决。


笔者认为,会议的目的,是为了消除组织中各成员在协作过程中出现的误解和失调(并导致混乱的)现象。


然而,由于「团队」的合作通常都是临时性的,就会出现目标模糊、工作方式不统一、责任感缺失的现象。为了共同协作解决复杂性问题,就需要组织各种会议、花大量的时间进行调频。

二、如何开会最高效

一言以蔽之,「用项目管理的思维来管理会议」,能让会议收到意想不到的效果。


笔者将整个会议的管理过程,用「会议生命周期」的形式来进行划分,可分为三个阶段:会前筹备、会中管理、会后跟进。


2.1 会前筹备

除了通常会用到的「时间」、「地点」、「人物」(参会人员)、「事件」(会议主题)这四个元素之外,我们还要识别会议的「类型」(四类会议,详见下文),并像在项目管理中做 WBS(工作分解结构)一样,收集整理并筛选出紧扣主题的「议题」及每项议题的「负责人」,且要求其评估该项议题的「时长」,以便把控整个会议的总体议程。


如果部分议题涉及文字材料,则要确保它们被提前分发给参会人员,并预留出充足的阅读时间,避免参会人员在会上不知所措,进而迫使主持人临时变更计划,影响会议效率。


如果部分议题需要与会人员做决策或参与行动,那就务必要确保已在会前与之进行过意见交换,以便在会上能快速达成一致,或有针对性地进行磋商。


2.2 会中管理

严格执行时间表。作为一名项目经理,对时间和计划都是比较敏感的。所以,严格执行会议筹备阶段制订的议程,能确保会议的时长和节奏可以得到有效控制。举个旁证:有赞项目经理「不务正业」,已经连续管理了两届公司年会「项目」。


礼貌但严格地管理讨论。对预设了讨论环节的议题,组织和引导参会人员有序讨论,并确保讨论的内容是在议题的范围之内,当有人跑题时及时阻止。对计划外的讨论,要视会议盈余时长(一般来自部分议题提前结束)而定。如果会议安排本就比较紧凑,则务必阻止并建议留作下次会议的议题。


密切关注所有的发言要求。会议主持人尽量避免参与具体议题的讨论,把关注点放在对整场会议的管理上来,确保每个人都有表达自己观点的机会,并对所有观点都保持中立。



留出充足的会议间歇。如果会议的议题比较多,就需要中途留出时间,供大家喝个水、上趟洗手间或简单走动的机会,也给对议题意犹未尽者私下沟通提供了场合。


争取达成共识。使得「通过会议消除误解并同频」的目的得以实现。尽管无法在单次会议上消除所有误解(且新的误解也会不断产生),但会议主持人要本着求同存异的原则,清除当下阻碍「该团队解决复杂问题」最严重的若干障碍物。


详细的会议记录。基于议程,在每个议题后面记录下各方观点、争议项、已达成一致的结论、行动项和负责人及完成截止时间,在会议结束前当场宣布并做总结陈词,一方面是为了与参会人员当面做二次确认,作为后续跟踪的备忘,另一方面也能让未参会的其他干系人掌握各项工作的推进状况。


2.3 会后跟进

散会并不代表会议结束,会议主持人还要负责继续跟进,确保在下次该主题会议召开之前,每个行动项都已如约履行。具体各议题可以分别由对应的负责人跟踪检查,而会议主持人负责收集汇总,更新到会议记录中,并作为下次会议的遗留话题。


详细的会议记录是会后跟进的基础。


当形势发生变化,导致行动项无法继续执行时,则会议主持人须在议题负责人的示意下,通过留言(或正式邮件)的方式向参会人员及其他干系人宣布终止执行,并更新到会议记录中。


三、有哪些类型的会议

3.1 大型正式会议

比较典型的有:董事会会议、股东大会、年度大会。这种会议通常准备得很充分,执行质量也很高,因为没人想在公司同仁或媒体面前出洋相。但一般会考虑到各种意外情况或 B 计划,故管理成本比较高。而且由于召开频率较低,所以可借鉴的意义不大。

3.2 公司例会

绝大部分的高层管理会议、部门会议或事业部会议都属于此类会议。由于参会人员固定,但召开频率不高(月度或季度),故在此类会议上,希望被纳入议程的议题往往过多,而且议题属性总是混在一起:既要讨论公司的日常运作,又要讨论创新和未来发展。一般都能顺利执行,但多属于马拉松式会议,疲劳感明显,过了生理临界点之后,会议效率迅速降低。

3.3 工作组或跨部门团队会议

此类会议大多由没有经验或忙于事务性工作的团队主管(或项目经理)负责主持,通常准备得很不充分,也较难把握节奏和控制会议范围,会议的纪律性不强,会后对行动项的跟进也比较弱。因此,这类会议总是效率低下。

3.4 上下级之间或同事之间的小型临时会议或讨论

这是最常见的会议,也是准备最不充分的会议,几乎都是「临时起意」的。主持人「随意」召集了相关和不相关人员参会,而当下工作被「随意」打断的受邀人员,也只好「随意」出席会议。大部分情况下是没有会议记录的,参会人员状态涣散,都想急于结束会议并回到之前中断的工作中。故除了参与讨论并唯一在意后续结果的主持人之外,会上口头约定的行动项大都已经被抛诸脑后,执行落地也更无从谈起了。所以,这也是导致效率低下的主要原因之一。


小结

只要组织还在运作,「会议」这项活动就会一直存在。


然而,低质量的会议和糟糕的会议体验,使参会人员丧失了全身心投入的耐心和为会议做贡献的动力。于是,会议渐渐失去价值。没有价值的会议又使得参与人员默默地远离它,甚至频频出现用脚投票的现象,使会议效果和价值进一步恶化。


我们在前文提到,会议有它的生命周期。而从更大的系统层面来看,会议是为组织「解决复杂问题」扫除障碍的一项活动,是「业务生命周期」中的一环。所以,只要组织还保留有该项业务,相关主题的会议就会呈现出迭代式地延续,上次会议的结论和行动项是本次会议的输入和驱动力,本次会议又将为下次会议做铺垫和准备。每次会议的成果都使组织朝着更有利于「解决复杂问题」或「解决更复杂问题」的方向发展。有诗为证:


解决难题组团队,一入会场岁月催。

项管模式渐入轨,效能提升勇夺魁。


让我们行动起来,提升组织效能,从管理好会议开始。


2020-03-18 19:541366

评论

发布
暂无评论
发现更多内容

启科量子可视化量子编程——QuComposer

启科量子开发者官方号

量子计算 可视化开发 启科量子

独家!【隐秘而伟大】这群神秘的程序员,干了票大的

博文视点Broadview

企业如何从0到1搭建BI系统

葡萄城技术团队

BI 仪表盘识别 可视化数据

鏖战 48 小时,TiDB Hackathon 都诞生了哪些硬核创意?

PingCAP

TiDB

个人和初创企业想要搭建网站,如何挑选一台便宜合适的云主机?

京东科技开发者

云主机 网站搭建 测评 性能评测

CDC ChangeLog Stream实时流入CLICKHOUSE最佳姿势

水滴

实时数仓 Clickhouse CDC Flink CDC Debezium

深入浅出来谈谈webpack🔥

渔戈

前端 Vue3 10月月更

认识VueCLI和Vite🔥

渔戈

前端 Vue3 10月月更

一文带你走进C++【内存泄漏】

C++后台开发

c++ 后端开发 内存泄漏 Linux服务器开发 C++开发

华为云加固企业网站安全堤坝,助您业务稳定流畅

科技之光

覆水也可收, 破镜可重圆! EasyRecovery帮你轻松找回丢失数据

淋雨

数据恢复 EasyRecovery

校园大赛 | 数云融合 叩响未来——神州数码集团2022年校园大赛火热开启!

科技热闻

闻道Go语言,6月龄必知必会

有态度的马甲

LF AI & Data AICon 2022—AI工程化回顾

星策开源社区

机器学习 微软 AI工程化 人工智能’ AICon

华为云同步科技信息端,海量存储性能

爱尚科技

华为云

使用Python的requests库爬取网页表情包

何极光

Python 10月月更 爬虫案例

华为云网站安全解决方案,站在企业安全的最前沿

科技之光

现代化SDLC与架构评审

I

安全架构设计 SSDLC

未来智安2周年 | 行则将至,未来可期

未来智安XDR SEC

启科量子 QuBranch 正式开源

启科量子开发者官方号

量子计算 编程工具 启科量子

纵享丝滑,华为云CDN加速服务的极致体验

路过的憨憨

华为

训练大模型的九大深度学习库;谷歌转向文字→视频生成的两大利器|AI系统前沿动态

OneFlow

人工智能 深度学习

JavaScript刷LeetCode心得

js2030code

JavaScript LeetCode

Go | 基本数据类型的相互转换

甜点cc

golang 学习笔记 10月月更

从 Traefik 到 APISIX,汽车智能计算平台公司「地平线」在 Ingress Controller 的探索和实践

API7.ai 技术团队

开源 AI 网关 APISIX Ingress Controller

华为云ECS,如何赋能企业开展云上业务?

路过的憨憨

华为

Vue3组件开发之:父子组件之间的通信方式🔥

渔戈

前端 Vue3 10月月更

华为云焕新数字生活,打造情景化智能产业链条

爱尚科技

华为云

「云渲染」渲染农场的架构原理、特点

Finovy Cloud

架构 原理 云渲染 云渲染农场

代码规范以及commit扫描代码

甜点cc

前端 代码规范 React Native 10月月更

换行符不一致问题终极处理方案——gitattributes

甜点cc

JavaScript 前端 代码规范 10月月更

如何提升「会议效率」_文化 & 方法_feijieppm_InfoQ精选文章