降本为根，沟通为线，构建企业数字化办公平台的实用指南

随着全球经济下行、流量红利结束、内外竞争加剧等问题逐步显现，在充满挑战和不确定性的存量市场环境下，企业管理和经营者正愈发重视夯实企业基本盘，期望借助数字化将数字技术和解决方案集成到各业务领域，优化各项流程和支出，以适应供需关系变化，增强企业竞争力。数字化办公作为数字化转型的关键一环，也愈发受到各方关注。

本文旨在探讨企业数字化办公产品的建设思路及落地价值。以数字化办公为切入点，分享构建企业数字化基座的方式方法，帮助推进企业数字化转型。当下落实数字化办公能为企业带来什么？

我们需要数字化办公做什么？

如史凯在《精益数据方法论》中所提到，数字化转型将从业务价值出发，减少浪费，提升效益。推行企业数字化办公本质上实现降本增效，提升竞争力。

同样地，我们可以从如何提升企业的盈利能力，降本增效的实际价值角度去思考，数字化办公可以带来以下几个方面的价值：

企业运营决策能力提升

通过数字化办公，激励不同角色或部门的员工全体参与，相互协作，提升员工、部门、组织间信息传递效率，方便从管理者到一线员工及时获得关键信息，更好地决策和执行。从过往经验上看，仅针对一个话题的讨论，邮件需要反复多次沟通，效率低下。而使用以微信、QQ 为首的 C 端聊天工具进行沟通协作，则会模糊工作和个人生活边界，难以令员工保持专注。

组织及业务流程优化

通过数字化办公，将组织搬到线上，依托数字化办公平台，实现应用和工具的统一接入，All in one，让“人、财、事、物”集于一处，方便员工随时随地跟踪、响应、处理日常事务。对于当代企业来说，业务信息化早已不是主要矛盾，不同的行业、不同岗位角色，每天需要访问各式各样的网页、应用，查看、上报、分析业务数据，审批工单，编辑文档。纷繁复杂的登录用户名和密码，不完善的单点登录，应用、网页间的频繁切换，不断撕扯员工精力，令日常工作碎片化。

企业风险控制能力增强

以数字化办公平台为安全工具载体，对企业资产进行有效地识别、管理、防护，及时甄别风险事件和行为，并予以警告和阻断。传统安全工具往往游离在业务之外，如何既保证业务用户的体验又能保障企业安全是业务数字化领域存在已久的难题。理论上讲，实现这一点要做到安全和业务的深度融合，并提供开放性和灵活性，即在技术实现上业务域和安全域充分解耦，在端侧用户感知上无缝对接融为一体。

切实的财务收益

追求利润是资本的天性，运营企业本质上是运营资本，企业家的根本职责就是用好资本，让它带来更多利润并使自身增值，这是永恒不变的主题。尽管全面推行数字化办公的投资金额巨大，但其根本目的仍是为企业带来收益，此处的收益可以是狭义上的金钱，例如在相同用户规模和产品数据下，节省采购竞品所需的费用，也可以是广义上的时间、商誉、研发实力、发展潜力等。

商业模式重构和创新

企业的商业模式主要由创造价值、传递价值和获取价值三个组成部分构成。创造价值是基于客户需求，提供相应的解决方案，即生产。传递价值是通过资源配置、活动安排，交付产品，即运输。获取价值则是通过一定的盈利模式，获得利润，即销售。简单来说，借助数字化办公解构并重塑产、销、运的各个环节，帮助企业实现商业模式创新，增强企业活力。

如何自建企业数字化基座？

企业数字化不是软件，是战略。它不是为了全盘抛弃旧事物迎接新事物，不是做取舍，而是以降本增效为核，沟通协作为线打造载体，整合并改善新旧碎片化供给，在充分吸纳平台能力的基础上，识别高频业务场景，关注用户体验，实现对企业的全局优化。

整个建设过程，从项目管理过程角度进行拆解可以分为以下几步：

启动

首先是要基于组织的实际需要，明确产品定位。需求源自问题，当下企业正面临内外竞争加剧、信息安全挑战、上下游沟通不畅、协作效率低下、业务与办公工具联系不紧密、移动 / 远程办公不便捷等问题。笔者总结多年企业数字化产品建设领域经验，建议从四个方面分析产品定位以及核心能力的问题，分别是业务融合、协同办公、开放平台、信息安全。

业务融合，通过门户融合将企业的各类服务应用进行有序分类的管理，实现消息统一提醒，流程统一待办，数据统一展现，信息统一检索，数据统一存储，多端一致体验。

协同办公，提供功能丰富、交互友好的协同办公能力，涵盖即时通讯、搜索、音视频会议、日程管理、协同编辑、通讯录、群管理、待办审批、日志、考勤打卡、云盘等。

开放平台，支持统一的帐号与权限管理，提供相应的 SSO 接口及服务。开放 Web、RN、H5、小程序设计和接入框架，以及围绕 IM 的消息收发、群管理等核心功能的 Restful API，支持第三方 SDK 接入和插件管理。

信息安全，落实 ZTNA（零信任网络安全架构），关注 IAM、SDP 建设，实现数据安全、客户端安全、服务器安全、网络准入与防御等全方位覆盖，端上支持沙箱、文件不落地、安全隧道、水印、UEBA 等众多安全防护场景。

零信任网络安全架构（简版）, 图片来源:https://www.skyflow.com/post/what-is-zero-trust

规划

识别相关方，包括项目核心成员、部门、客户、供应商、竞品等，完成顶层设计，明确产品架构、技术架构、资源需求、推广运营阶段和相关指标，以及项目迭代规则和规范。

“一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮”，建设企业数字化基座是一项系统工程，需要多方参与。平台提供者专注于基础平台保障和核心服务提供，更多更具体的业务相关的、专业性的服务由第三方来提供。通过融合、共创，平台将极大丰富自身能力并拓展用户的功能适用范围，合作伙伴也可以借由平台数据增长和开放接口完善，丰富自身功能，加深与平台融合，最终实现多赢局面。

云原生互联网技术架构

需要注意的是，在规划阶段就要高度重视统一身份认证（IAM）建设，企业数字化本身就依赖统一授权认证，以串联所有业务功能，在产品规划初期就需要明确账号的注册和使用规范，考虑面向生态圈的产品功能拓展，以支撑后续总部、子公司、上下游伙伴、客户、外包员工的正常使用。

执行

区别于传统产品从引入、成长、成熟再到衰退，笔者更愿意将自建的 To B 企业级 SaaS 产品的生命周期拆分为 MVP、PEF、快速成长期和成熟期四个阶段。

MVP（Minimum Viable Product）阶段，主要解决产品可用的问题，在明确产品和技术方案整体框架的前提下，确保产品核心功能的主流程可用，这与 To C 的产品设计存在显著区别。以企业协同办公平台为例，本阶段需要完成用户帐号注册登录、通讯录、单聊、群聊、音频会议、在线存储等基础功能的研发上线。

PEF（Product Enterprise Fit）阶段，需要解决的是产品适配和推广的问题。本阶段产品已具备基本功能，但相比于市面上成熟产品，完成度上必定相差很大。此时，切勿盲目追赶竞品，需要顶住压力，结合自研产品高度灵活的优势，识别企业的迫切需要，打造亮点功能，实现在整体资源和产品功能劣势的情况下创造出局部优势，完成自研平台的落地。

快速成长期阶段，需要加速推进人、财、物、事在线进程，设计并完善企业数字化管理和运营体系。此阶段，产品形态已经确立，并面向全网公共服务，在持续丰富、优化、改进平台功能的同时，还必须能支撑企业生产资料和生产关系在线。当下，大多数字化办公平台与业务的融合，仅是在业务信息化基础上，将业务入口和数据搬到平台上，实现业务和数据的统一访问。

完善的数字化管理体系，必须以数字化办公平台为基础，让企业在各个业务领域、各个产业链都实现数字化转型，实现从生产一线到管理层的数据互通，让数据充分发挥作用，利用平台能力提高沟通协作、客户服务、市场营销、数据收集、资源分配效率，寻找业务增长新动力。重视将生产运营数据转化为数据资产，以支持决策智能化，帮助企业在经济低迷时通过降低成本增加收益实现收入稳定、毛利提升的经营目标。

过程中，项目组一方面要从内部打破各种部门墙和系统孤岛，积极探索系统融合和共创方案。另一方面还要重视平台开放能力建设，强化内外连接能力提升平台灵活性，实现系统的全方位打通。成熟期阶段，在继续丰富完善平台功能，强化连接，支撑企业数字化管理和运营基础上，探索第二条发展曲线。重视产品的对外宣发运营，打造行业内数字化转型标杆，构建行业云平台。

监控

监控需要贯穿项目始终。为了应对技术和管理上的不足，需要时刻对项目的各个方面进行监控和评估，提出改进意见，采取有效措施，防止项目出现差错，保障项目成功实施和稳定运行。项目实施过程中，不同阶段对产品迭代节奏的要求存在差异，项目早期要给产品和技术的顶层设计留足时间，推广期追求小步快跑，做到快速交付、快速修复，成熟期则适当放慢节奏，保证功能完整性和服务的稳定性。这些都需要在监控过程中，由项目或产品经理结合团队实际情况，灵活调整。

项目管理过程

常见的诸如需求评审、交互评审、技术评审、功能研发、测试用例评审、功能提测、准入、准出、UAT 等各时间节点都需要关注。涉及跨部门、第三方软件供应商合作的，还需要关注接口联调或交付时间，必要时需要与财务、法务、采购协商，严格遵守采购和审批流程，提前识别交付风险。

收尾

基于敏捷迭代的项目管理过程，将此阶段定义为阶段性复盘或许会更加合适，以实现持续改进。复盘的前提是要建立明确考核管理体系，定期收集和评估项目实施情况，衡量项目产出和价值。可以使用 OKR（目标与关键结果）辅助项目管理，通过对齐领导层和各方期望，形成项目定性的总目标（业务融合、协同办公、开放平台、信息安全），依此拆分阶段目标，并进一步拆分关键结果。

需要注意的是，项目不同阶段的 OKR，要因“时”制宜。MVP 阶段多为定性，聚焦基础能力提供。PEF 阶段，关注产品运营、功能落地，定量指标较多，如产品和用户数据、应用接入数等。快速增长及成熟期阶段，在持续关注原有定量指标的基础上，开放平台能力提升情况也是重点观察的对象。通过设立定量指标，可以很好地辅助评估关键结果价值和项目落地进展。以协同办公平台为例，常见的定量指标有：用户量、应用接入量、消息量、会议时长、日志使用量、会议室投屏硬件替换数等。

实施建议和心得体会

数字化转型及企业数字化基座建设宜早不宜晚，这是一个长期的、战略性的、复杂的工程，笔者认为在建设过程中需要特别注重以下几点：

首先，企业高层需要持续关注和推动，根据企业发展需求和竞争压力，科学制定产品定位和目标需求，协调各业务部门进行战略规划和顶层设计，按照路线图分阶段实施。

第二，产研团队时刻关注把用户需求转化成产品能力组件化，重视平台对业务发展的支撑作用，明确需求的业务边界。

第三，企业用户是产品服务的对象，产品需求源于用户并最终服务于用户，要把常用功能做深，关注高频使用场景的用户体验，特别是移动化体验。

第四，重视产品运营和用户客诉渠道建设，新功能上线前做好预告，功能上线时配套完整的培训教程。关于用户客诉渠道建设，定期组织用户满意度调查，组织创建客户服务群，针对经常提问题和需求的用户给予一定的奖励，缩短问题反馈流程，例如，上线问题页面截图一键上传功能。

第五，提高合规风控意识，谨防新型安全漏洞。尽管应用数字化平台带来了效率提升、资源配置的优化，但值得注意的是，在员工安全意识没有整体提升的情况下，随着数字化的快速普及，风险暴露面亦会扩大，社工和网络安全攻击的潜在威胁也会增加。另一方面，在全球不断加码对用户个人信息保护的当下，部分信息采集行为可能涉及法律风险，重视产品合规建设。

写在最后

在近期举办的 CES 2023（消费电子展）上，三星提出了「数字化生活」概念。通过「数字化生活」的故事线，三星在展示区串起了与人们日常生活有关的方方面面，而不是像过去一样单讲一款冰箱、电视、手机产品。通过这样的展示，三星期望回答的是：智能家居到底解决什么问题？这里面不只是说有很多新科技，而是讲清楚这些科技到底创造什么样的生活价值。

笔者认为，企业建设数字化基座的意图应当与三星的殊途同归，通过「数字化办公」串联起人们有关工作的方方面面，以降本增效为核心，沟通协作为线打造载体，整合并优化新旧碎片化供给，在充分吸纳平台能力的基础上，识别高频业务场景并加以融合，关注用户体验，实现对企业商业模式和管理运营的全局优化，为客户、企业和员工带来全新的数字化价值提升，增强企业在数字经济环境下的核心竞争能力。

关于作者

何鹏飞，资深数字化协作平台产品负责人，长期从事 ToB 企业数字化转型产品规划与设计，关注企业协同办公、零信任网络架构、NLP 自然语言处理等领域。