零成本搭建企业高效远程办公体系(下)

2020 年 3 月 01 日

零成本搭建企业高效远程办公体系(下)

接上文


此次疫情让远程办公成为一时的热点,引发了企业未来运营管理的深思,如何实现高效远程办公就成为了非常有价值的课题。本文是对TVP张善友老师的直播演讲整理,将分享远程办公的三个关键点:信任、生产力工具和安全问题,并展示基于腾讯产品搭建中小企业数字化之旅。


三、远程办公的底线——安全


除了要解决远程办公团队之间的协作问题。我们还需要注意,在整个远程办公过程中另一个非常重要的点:安全问题。


如何保证远程办公中的信息和数据安全呢?


首先我们要对数据安全有足够的敏感度,比如说一些加密、敏感的数据,是不能把它随意丢到公开的社群里面的。


比如要开一个会议,也不是随意找一个工具来开启视频会议就可以的。还应该评估一下这个工具是否有加密功能?我会议的整个过程是否能被别人截取?等等。


针对以上这一点,腾讯会议这样工具做得就非常好,它里面对会议的全程都做了加密。


另外一个还要确保每位员工使用的是公司 IT 推荐的合规安全的沟通渠道,能够很大限度减少安全问题。



关于远程办公如何安全接入内网,现在大概有如下 4 种方案:



这四种方案,前面三种都会有各种各样的问题出现,很可能就会有文章最开始截图中的各种抱怨、沟通不畅等事情发生。


比如对于软件开发,如果大家都用云桌面/堡垒机去连接内网的话,带宽的消耗会非常大。


大家应该都有印象。在开工第一天,不管是腾讯会议还是钉钉等,很多的视频会议软件,都因为流量太大,用户太多,导致整个系统的崩溃。


比较普遍还有,通过内网映射到外网,或者一些代理软件、VPN 工具之类。这些也都存在着安全风险。


而用软件定义的方式就不需要受此限制,比如腾讯的 iOA 平台做的就很好。


不管是企业微信、乐享,还是腾讯会议这些工具,全部都使用企业微信的 SSO 功能,来保证应用的使用都得到授权,保证安全。


此外对于共享展出的信息,也可以在乐享里将所有的页面和文档内容进行加密,包括加水印等各项安全措施。 如果资料泄露出去的话,也是有办法追踪到的。




下面以我自己的公司为案例,来为大家分享如何用腾讯的产品来构建的一个数字化的企业。


因为我在腾讯工作很多年,所以对腾讯产品比较熟悉,当自己出来成立一家公司的时候,特别是对小企业来说,我还是倾向于用腾讯的这些产品作为公司的运营工具,把员工和事务都串起来,成为公司远程办公的实施方案。


成立一家公司,需要去做工商注册。工商注册之后,就有了一个营业执照。可以通过营业执照去认证企业微信公众号。


认证完之后,可以去开通企业微信和微信支付。如果是没有认证的企业,微信只能承载 200 人,认证完之后,才可以提高人数。


除了企业微信,包括微信支付、企业邮箱也同样如此。只有经过认证,才能进一步扩容。


当微信公众号认证后,企业微信和企业邮箱也都可以通过微信公众号进行认证。


我们开会的时候可以用到腾讯会议,可以用 PC 的客户端,也可以用小程序来启动,非常方便。


腾讯会议还能考虑到远程办公环境的差异,添加了很多 AI 的功能,比如可以智能去除开会的背景等。


一个企业有很多的知识需要管理,企业在发展的过程中会积累很多的知识,比如很多经营、项目方面的经验,这些都是企业宝贵的财富,可以通过腾讯的乐享有效地管理这些知识。


TAPD 是腾讯内部做研发管理所用的工具,它其实不仅仅可以做研发管理,也可以做我们日常工作上的沟通协调工具。


我的公司也是这样使用的,不仅仅用来做研发管理,还用它作为公司的协作工具。目前 TAPD 企业版也是对外免费开放,感兴趣的朋友可以去申请。


还有腾讯文档,可以完成 word、Excel、PPT 等文档的在线编辑,还可以通过腾讯文档进行多人共享和协作编辑。


另外想要共享一些比较大的文件,可以借助腾讯微云这样的智能云盘。可以把照片、一些大文件,包括本地文件的备份都可以存到微云中来。


这样就能通过企业微信把所有这些产品全部串连起来,大家在使用这些产品的时候,都用企业微信作为单点登录的工具,不管是任何时间、任何地点都能完成工作上的无缝衔接。


四、Q&A


Q:远程办公局限性是不是特别大? 沟通交流会不会拖慢项目或办事的效率?


A:如果运作顺畅的话,其实是不会的。为了达到整个团队沟通交流的顺畅,需要借助前文提到的生产力工具帮我们解决这些问题,当然在这些工具的使用过程中还要形成一种良性的远程办公文化。


这个过程一开始可能会受到一些影响,需要逐步去磨合,筛选合适的工具提高生产力。


Q: 按您说的企业一套部署下来需要花费多少?


A:我的公司目前规模较小,所有产品配套下来是没有任何花费的。腾讯的这一套工具对小企业来说,基本上都是免费的。对大型的企业,可能会存在企业版的费用。由于今年的疫情情况,企业版很多都开放了半年的免费使用权限,大家可以去体验。


本文转载自云加社区公众号。


原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/buTXNL8UZT_-0p6aklSn0w


2020 年 3 月 01 日 22:1889

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